SAIHs personvernerklæring

SAIH er opptatt av å beskytte og respektere ditt personvern. Derfor behandler vi dine personopplysninger i samsvar med personopplysningsloven og den til enhver tid gjeldende lovgivning.

Denne erklæringen beskriver hvordan SAIH håndterer personopplysninger og er gjeldende for deg som er i kontakt med oss som medlem, tillitsvalgt, aktivist, giver eller er interessert eller engasjert i vår virksomhet av andre grunner. Den gjelder også deg som er i kontakt med oss gjennom ditt yrke, søker jobb i SAIH eller er ansatt hos oss.

Våre veiledende prinsipper er enkle; vi er åpne om hvilke opplysninger vi har om deg og hvorfor, og vi beskytter dine opplysninger på best mulig måte.

1. Behandlingsansvarlig

SAIHs Daglige Leder er på vegne av SAIH behandlings­ansvarlig for organisasjonens behandling av person­opplysninger.

2. Innhenting av personopplysninger

SAIH innhenter og lagrer person­opplysninger om deg:

• Når du registrerer deg som støttespiller eller gir gaver via våre nettsider, SMS, vipps, lønnstrekk eller andre kanaler
• Når du fyller inn et skjema som ber om person­opplysninger på våre nettsider
• Når du melder deg på SAIHs nyhetsbrev
• Når du skriver under på et opprop
• Når du registrerer deg til et arrangement i regi av SAIH
• Når du du blir valgt til tillitsverv i SAIH eller engasjerer deg som frivillig
• Når du kontakter oss via epost, telefon, nettside eller sosiale medier
• Ved besøk på våre nettsider (les mer om bruk av informasjonskapsler under punkt 6).
• Ved rekruttering av ansatte til SAIH
• Når du jobber i SAIH

SAIH samler i all hovedsak inn person­opplysninger som er gitt direkte av deg, og vi henter ikke inn mer informasjon enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med innhentingen av person­opplysninger.

3. Hvilke personopplysninger vi lagrer og hvor lenge vi lagrer dem

SAIH innhenter og lagrer ikke flere opplysninger enn nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen. Opplysningene vil slettes eller anonymiseres når saklig behov ikke lenger foreligger.  Du har rett til innsyn i de opplysninger SAIH har registrert om deg og kan be om at opplysninger oppdateres, arkiveres eller slettes. SAIH har etablert rutiner for å slette og arkivere person­opplysninger. Rutinene varierer avhengig av hvilken tilknytning du har til SAIH, se punkt 3.1. – 3.3 for mer informasjon. 

3.1 Givere og støttespillere

For å gi våre givere og støtte­spillere en god oppfølging lagrer vi navn, adresse, fødsels­nummer, kjønn, telefon­nummer, e-postadresse og innsamlet beløp.

Opplysninger vi har mottatt i forbindelse med din giveravtale i SAIH lagres i vårt giverregister så lenge du anses å være aktiv giver i SAIH. I tråd med bransjenormen for frivillige organisasjoner og behandling av personopplysninger anses en giver å være aktiv giver i 3 år etter at siste bidrag ble gitt. Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare lagres i 5 år, i henhold til lovens krav.

3.2 Frivillige og tillitsvalgte

For å følge opp våre frivillige og tillitsvalgte lagrer vi navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse dersom du har opplyst om det.

Opplysninger vi har mottatt i forbindelse med ditt engasjement i SAIH lagres i vårt arkivsystem. Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare vil lagres i 5 år, i henhold til lovens krav.

3.3. Nyhetsbrev

Når du abonnerer på vårt nyhetsbrev lagrer vi e-postadressen din. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du melder deg av nyhetsbrevet. Dette kan du selv enkelt gjøre i hvert nyhetsbrev som SAIH sender ut. 

4. Formål med behandlingen

SAIH behandler personopplysninger for de formål som oppgis i denne erklæringen. Formål oppgis også når vi samler inn opplysninger.

Vi samler inn informasjon for å kunne:

• Bekrefte din identitet
• Ta imot og registrere gaver og andre bidrag til SAIH
• Bruke fødselsnummer slik at du får skattefradrag for ditt bidrag dersom du ønsker det
• Registrere frivillige og tillitsvalgte, og følge opp disse
• Muliggjøre god service, slik som å håndtere dine henvendelser, rette opp feil informasjon eller å sende deg informasjon

Vi behandler også personopplysninger for å kunne drive vår virksomhet, det innebærer blant annet at vi behandler dine personopplysninger når du er i kontakt med oss av ulike grunner. Eksempler på administrasjon som innebærer behandling av person­opplysninger er:

• Når du henvender deg til oss på e-post håndterer vi person­opplysninger for å kunne holde kontakt med deg og svare på din henvendelse.
• Om du er i kontakt med oss i forbindelse med yrkesrolle eller lignende kan dine personopplysninger lagres i referater, på fakturaer og lignende. I vår økonomiske administrasjon og oppfølging forekommer person­opplysninger på fakturaer, betalingsanmodninger og refusjoner.

5. Grunnlag for behandlingen

Vi behandler i all hovedsak person­opplysninger om deg for å ivareta vår forpliktelse og avtale med deg som giver, frivillig, tillitsvalgt, medlem, abonnent eller i forbindelse med andre tjenester som vi tilbyr.

Noen av opplysningene om deg kan også oppbevares på grunn av krav i norsk lov. Eksempel på dette er rapportering av ditt bidrag til SAIH til skatte­myndighetene, dersom du ønsker skattefradrag for ditt bidrag, eller å innfri våre plikter i henhold til bokføringsloven.

6. Webanalyse, informasjonskapsler og lagring

SAIH bruker analyse­verktøyet Google Analytics for å se på bruker­mønsteret på nettsidene våre for å bedre forstå brukermønsteret til våre besøkende og gi deg et best mulig innhold. Informasjonen som samles inn via Google Analytics lagres på Googles servere og er underlagt Googles retnings­linjer for personvern. Den innsamlede informasjonen som samles inn her er avidentifisert. Informasjonen inneholder blant annet informasjon over hvor mange som besøker nettstedet, hvor lenge besøket varer, hvor brukeren kommer fra, hvilken nettleser som benyttes, informasjon om navigasjon på nettstedet, dato og tidspunkt for besøket, ISP og informasjon om operativsystemet til brukeren.

SAIH bruker informasjons­kapsler/cookies på våre nettsider for å gi deg en best mulig bruker­opplevelse og service. Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre du både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen, jf. lov om elektronisk kommunikasjon (ekomloven) § 2-7b.

SAIH benytter også Facebook pixler for å analysere hvorvidt innholdet vi legger ut på facebook er av interesse og for å se om kommunikasjonen vår oppnår ønsket effekt. Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av våre nettsider, lagres på egne servere som driftes av våre leverandører. En egen avtale mellom SAIH og våre databehandlere regulerer hvilken informasjon de har tilgang til og hvordan dette skal behandles.

7. Utlevering av opplysninger til tredjepart

Personopplysninger deles kun med andre selskaper eller leverandører som utfører oppgaver på vegne av SAIH og i forbindelse med levering av våre tjenester. Alle våre ­leverandører er underlagt egne databehandler­avtaler med SAIH. Det er SAIH som har data­behandler­ansvar for all data som innhentes.

For å kunne oppfylle våre forpliktelser etter avtale med deg, utleveres nødvendige opplysninger til våre sam­arbeids­partnere og ­leverandører. Eksempelvis lagres personopplysninger i vårt giverregister. Når vi behandler en faktura lagres betalings­informasjon i vårt fakturerings­system. Disse systemene driftes av andre selskaper og informasjon lagres derfor også hos dem i tråd med vår databehandleravtale.

8. Informasjonssikkerhet

SAIH vil gjennom systematiske tiltak sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet ved lagring og behandling av dine personopplysninger.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger til SAIH via e-post.

9. Opplysninger om våre ansatte

SAIH innhenter og behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommende sin arbeidsinstruks og tilrettelegging av arbeid. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven.

Opplysninger vi har mottatt i forbindelse med ansettelse lagres i vårt personal­register frem til du avslutter ditt arbeidsforhold i SAIH. Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare vil lagres i 5 år, i henhold til lovens krav.

Opplysninger om personer som søker på stillinger hos SAIH bli slettet innen utgangen av hvert kalenderår. 

10. Rettigheter for den registrerte

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. SAIH har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler.

Du kan kreve innsyn i egne personopplysninger, samt kreve retting eller sletting av opplysninger.

11. Endringer

SAIH kan revidere denne personvernerklæringen ved endringer i behandlingen av personopplysninger eller ved endringer i gjeldende lovgivning. Når personvernerklæringen endres, vil den nye personvernerklæring publiseres på vår hjemmeside. Større endringer vil bli godt synliggjort, men vi anbefaler likevel at du leser personvernerklæringen jevnlig når du besøker vår hjemmeside.

12. Kontakt oss

Dersom du har henvendelser som gjelder personopplysninger og personvern når du oss slik:

E-post: info@saih.no
Telefon: 21 06 34 70
Adresse: Mariboes gate 8, 0183 Oslo

Sist oppdatert: 05/07/2018