Utlysning: anbud på regnskapsførsel

Nedenfor følger mer utfyllende informasjon om SAIH og beskrivelse av våre krav og forventninger til ekstern regnskapsfører, og informasjon og beskrivelser om leveransen som ønskes fra dere som tilbyder.

Anbudsfrist: 30. september kl 9.00.

InnledningStudentenes og Akademikernes Internasjonale Hjelpefond (SAIH) er en demokratisk styrt medlemsorganisasjon som jobber for tilgang til god utdanning for alle. En hoveddel av omsetningen på totalt knapt 60 millioner kanaliseres til ca 35 partnerorganisasjoner i syv land i Latin Amerika, sørlige Afrika og Asia. I tillegg driver vi et utstrakt informasjonsarbeid om utviklingsspørsmål på norske høyere læresteder blant annet gjennom 11 lokallag, og deltar i den offentlige politiske debatten. Vi har rundt 20 medarbeidere og tre frikjøpte tillitsvalgte som holder til i kontorlokaler i Oslo sentrum.

NøkkelinformasjonRegnskap for 2018 (her) gir god informasjon om sammensetningen av SAIHs økonomi. Det er mindre endringer i budsjett 2019, hvor budsjettert omsetning er ca 59 mill. I tillegg til egeninnsamlete midler utgjør støtte fra Norad, Norec Operasjon Dagsverk og noen mindre bidragsytere en hoveddel av SAIHs inntekter. Eksterne donorer kan kreve til dels omfattende økonomisk rapportering. Regnskapet har 9 avdelinger.

Regnskap 2018 utgjorde ca 1.400 ordinære bilag (inn-/utgående fakturaer, andre betalinger, bank, diverse). SAIH har månedlig lønnskjøring med ekstrakjøring i desember. Pr august 2019 har vi 24 ansatte med lønnsutbetaling. Lønnen er (med sporadiske unntak) månedslønn. Reiseregninger og andre utlegg til refusjon håndteres med Visma Expense, med anslagsvis 600 utlegg (kommer i tillegg til nevnte 1.400 bilag) hvorav ca 80 reiseregninger.

Gjennom Norec utvekslingsprogram har vi pr i dag to uteansatte som lønnes fra SAIH, men bor og arbeider i Zimbabwe. To fra Zimbabwe og to fra Zambia arbeider i SAIHs lokaler, hvor de to fra Zimbabwe mottar ordinær lønn mens de to andre mottar kostpenger og losji.

SAIH har til dels en ung stab og unge tillitsvalgte/frivillige, og mange små transaksjoner (ca 500 bilag på under kr 1.000,-, i tillegg kommer smårefusjoner i Visma Expense). Fire ansatte har lederansvar med budsjettansvar, i tillegg er admin-teamet på tre og fire-fem delbudsjettansvarlige brukere av regnskaps­systemer og -informasjon (under innfasing for delbudsjettansvarlige).

SAIHs admin-team består av daglig leder, to økonomirådgivere/kontrollere (hvorav en nylig ansatt, med formell regnskapsutdannelse) og en administrasjonsrådgiver. Programteamet består av åtte rådgivere, kommunikasjonsteamet av fire. I tillegg kommer fire deltakere i utvekslingsprogram.

Dagens regnskapsføringSAIH har i dag ekstern regnskapsfører. SAIH er ansvarlig for bilagskvalitet, godkjenning av bilag, kontering og banktransaksjoner. Månedlig oversendes lønnsnotat som grunnlag for lønnskjøring. Refusjon av sykepenger mm fra NAV håndteres i dag av SAIH.

Regnskapsfører leverer og er ansvarlig for drift, support og tilgang til nødvendige systemer. Regnskapsfører er ansvarlig for bokføring i regnskap (inkludert enkel logisk kontroll av bilag) med innsending av betalingsfil til DNB, lønnskjøring, eksport/import mellom systemer (unntatt Excel og Conta), avstemminger, dokumentasjon av hovedbok til revisor, årsregnskapsavslutning og rådgiving i regnskapsfaglige spørsmål knyttet til SAIHs regnskaper.

Dagens regnskapssystem er Visma DI, som utgår ved årsskiftet. I tillegg bruker vi:

PaperLess Document Center for oppbevaring av digitale regnskaps­dokumenter, dokumentflyt, kontering og godkjenning, samt oppslag i regnskap og uthenting av regnskapsrapporter. Visma LønnVisma Expense for reiseregninger og andre utlegg Conta faktura (helt eksternt) for utsteding av utgående fakturaer Excel for budsjettering og rapportering. E-post for godkjenning fra ansatte uten tilgang til PaperLess. Winorg; CRM-system for individuelle givere pr sms og avtalegiro. DNB nettbank (manuelle betalinger og betalingsfil) INTL FCStone sitt internasjonale betalingssystem (manuelt, men kan motta betalingsfil, ca 150 overføringer/år).

Vi har i dag ingen automatiserte regnskapsfunksjoner eller fakturamottak, og er pr i dag heller ikke satt opp med EHF fakturautsending. Winorg er satt opp med eksport til regnskapssystem, men i påvente av bytte av system er dette ikke implementert.

Vi ønsker å oppnå

Forenklet systemstruktur med automatisering og effektiviseringsmuligheter. Dagens miks av systemer medfører mange steg og manuelle handlinger. Vi ønsker en bedre integrering av ulike deler av økonomisystemene, og automatisering der det er hensiktsmessig. Integrering av regnskap/bilags­godkjenning mot nettbank er spesielt interessant, også integrering av budsjett og regnskapsrapportering. Vi ønsker moderne system(er) der man kan legge inn gode brukerstrukturer (eks hvem kan se hva, godkjenningshierarkier inkludert enkel godkjenning av små beløp, stedfortreder) og systemkontroller (avdeling som krever prosjekt etc). Målet er færre operasjoner og tidsbruk pr bilag, færre feil og færrest mulig systemer å logge på. Det er også sentralt at systemet ikke stiller store krav til internettlinje, siden mange vil trenge tilgang under reiser med svært varierende internettstandard.

Budsjettsystem integrert / som integreres mot regnskapssystem. Vi budsjetterer i dag i excel. Vi ønsker at budsjett er integrert i eller importeres til regnskaps- eller rapporteringssystem. Hensikten er todelt: Et budsjettsystem som forenkler / forbedrer budsjetteringsarbeidet, og at budsjett­ansvarlig / godkjenner har enkel tilgang til informasjon om forbruk mot budsjett på enkeltlinjer (avdeling/prosjekt/konto) på en god og enkel måte.

God tilgang og lav brukerterskel for brukere som ikke er regnskapskyndig. Vi er spesielt opptatt av at disse brukerne enkelt kan utføre sine oppgaver relatert til godkjenning av bilag/betalinger, og samtidig ha enkel mulighet for å konferere relevant budsjett samt hente ut «sine» rapporter. Målet er bedre forbrukskontroll «underveis» mellom rapporter, og eliminering av behov for skyggeregnskap.

En proaktiv ekstern regnskapsfører som gir innspill til forbedring av SAIHs rutiner og bruk av systemet, og være en ressurs i SAIHs samlete regnskap- og økonomiarbeid inkludert rapportering til myndigheter og donorer. SAIH trenger en regnskapsfører med god kjennskap til krav til rapportering fra spesielt Norad, og med god erfaring med regnskap for frivillige organisasjoner. Stabilitet hos vår kontakt hos regnskapsfører er viktig for oss.

Vi ønsker pris på:

Drift, vedlikehold og lisenskostnader for foreslåtte system(er), med anslag av transaksjonskostnader basert på omfang beskrevet over. Oppstartskostnader og årlige løpende kostnader spesifiseres. Regnskapsføring av beskrevet omfang, basert på elektronisk leverte bilag kontert i hovedsak av SAIH, med en logisk kontroll og bistand fra regnskapsfører. Eventuelle tjenester som vil bli fakturert separat spesifiseres. Månedlig avstemming av sentrale hovedbokskonti, bank, leverandører, kunder. Månedlig lønnskjøring basert på månedslønn og månedlig lønnsnotat. Håndtering av NAV-refusjoner. Årsavslutning og avlevering av dokumentasjon til revisor Rådgiving og bistand. Foreslåtte tjenester og leveranser som ikke er spesifisert her bes beskrevet og priset.

Vi ønsker beskrivelse av:

Foreslått(e) systemer med hovedfunksjoner og integrering med hverandre, beskrevet med vekt på våre behov/prosesser og ønsker som beskrevet over. Mer inngående demonstrasjon kan gis i møte med tilbyder. Muligheter for import av historiske regnskapsdata / dokumentlager fra dagens systemer Erfaring med / portefølje av sammenlignbare organisasjoner. Erfaring med og kompetanse på Norad og / eller andre relevante offentlige tilskuddsgivere. Erfaring med internasjonal utviklingsbistand. Beskrivelse av antatt team for SAIHs kundeforhold Foreslått prosjektplan med oppstart fra 2. januar 2020. Om tilbyder vil kunne forplikte seg etter vedlagte etiske krav til SAIHs leverandører. Tre referanser fra sammenlignbare organisasjoner.

Anbudsfrist: 30. september kl 9.00.

Kontakt hos SAIH:Rolf Wermundsen, rolf.wermundsenamul@saih.no, 930 41 983 (på reise 16.-27/9)Amulya Tuladhar amulya.tuladhar@saih.no, 967 14 409.

Ved behov for oppklarende / utfyllende informasjon så oppfordrer vi til å kontakte oss primært før 14. september.

Vi vil gjennomgå anbudene og kontakte dere i uke 40 (30/9 – 4/10) med sikte på eventuell oppklaring og møter i uke 41. Vi har som mål å ta beslutning om avtaleinngåelse i uke 42-43.